在工作上常常遇到某些同事, 和他溝通很累或是聽了半天,仍然搞不清楚他要講什麼嗎 ? 還是其實自己就是那個被人說講話沒重點沒邏輯的人呢?關於這個問題,我的想法是…
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除了朋友之間的閒聊之外,工作上的談話帶有目的性。因此在對話開始之前,如果能有意識的找出對話目的就能組織表達結構,能組織表達結構的人就能主導溝通進行,促進目的達成。例如:溝通的目的是匯報進度展示成果,還是尋求協助,或是說服對方達成共識。希望溝通之後對方産生什麽反應?希望得到什麼結果?如果在對話前能一步釐清上述問題,在接下來內容的選擇上就容易抓到重點,口語表達出來有條理。
對於不熟悉的議題硬講,或是臨時被要求對於不夠了解的議題發表看法。這種情況下就很容易卡住,搞不清楚Why,對於What一知半解,要怎麼論述How呢?例如:公司如何發展區塊鍊。對此議題發表主張,我建議先研究
否則不熟悉的議題但又硬講下場通常不會太好.
多數人會有一個錯覺,因為擔心没有説服力,所以習慣將所有準備的資料、想法全塞進内容,導致表達出來的內容沒有一致性和邏輯性不足。表達之難就在於在於把網狀的思考,用樹狀的語法結構,轉換成線性文字說出來。並且言簡意賅,去蕪存菁。妥善分類。以下的案例,就是一個文字沒有經過處理,把腦中的資訊直接丟出來的情況。
祕書: 老闆,業務王經理來電話說原訂4點鐘的會議趕不回來,建議會議延後。RD小陳說他不介意晚一點開會。把會放在明天或是後天開也可以,但是10:30以前不行。唐總的秘書說,唐總明天很晚才能從外地回來最早可以安排的時間是週四上午。可是會議室明天已經有人預定了,星期四還沒有人預定。會議時間定在星期四11點似乎比較合適。您看行嗎?
上述例子的目的是要和老闆取消今天的會議,請示是否方便重新安排到週四上午11點。其它資訊都是補充資訊。重新組織成以下會更簡潔易懂:
祕書:老闆,今天下午四點的會議需要取消,因為業務王經理趕不回來。建議改時間到週四上午11點,那個時段唐總,王經理,RD小陳都可以,而且也有會議室。您看行嗎?
一個主張要表達出來是有結構的,高產出的本事一書中,作者劉奕酉整理出一個議題框架(邏輯表達三角),按照此框架/結構可以建構出有邏輯的論述。操作步驟如下:
這種結構的好處是一開始就把主張提出來進入主題(有重點)。也因為接續的理由和實例會讓人感覺對話有邏輯所以容易接受。 三個元素缺一不可,因為只有主張沒有理由和實例讓人難以接受。相反的只有理由或實例則讓人不知要表達的主張(重點)是什麼。
不過要特別留意提出理由和實例的適切性,例如: 「外面下雨, 所以我感冒了」。這樣的論述中可以發現有主張(我感冒了),有理由 (外面下雨了)。 但是理由不能直接和主張建立關連。如果修改為: 「上午出門時外面下雨淋濕了衣服. 因為沒有衣服換導致我感冒了」。因為理由和主張之間的關聯性高,邏輯性就提高了。
最後總結講話沒重點問題的改善方式是:
或許你發現了, 這篇文章是我對於如何提出主張,講重點的練習。也是我閱讀邏輯表達相關書籍的心得整理。如果您對這個議題有興趣的話,可以參考以下的書籍。